Tuntinetti seuraa työaikaa ja säästää voimavaroja

Seuraa työaikaa Tuntinetillä ja säästä voimavaroja

Posted in Artikkelit by Tuntinetti on huhtikuu 26, 2009

Kirjoittanut: Terhi Kivikoski-Hannula, Sanainen arkku

Selkeä ja helppokäyttöinen Tuntinetti.fi vie työajanseurannan uudelle aikakaudelle. Se virtaviivaistaa toimistorutiineja taloudellisesti, tehokkaasti ja turvallisesti. Internet-pohjainen palvelu ei kysy aikaa ja paikkaa, vaan tärkeiden tietojen kirjaaminen ja seuraaminen onnistuvat yhtä hyvin tien päällä kuin toimistolla.

Ensin oli tarve ja sitten ratkaisu

Tuntinetti sai alkunsa niin kuin hyvät ideat yleensäkin, käytännön sanelemana välttämättömyytenä.

Vuonna 2008 huomasimme, että 10-henkisen, tuntilaskutettavaa työtä tekevän yrityksemme laskutuksen ja palkanlaskennan rutiineihin kului luvattoman paljon aikaa, jopa ­40 tuntia kuukaudessa, kertoo toimitusjohtaja Martin Makundi Tuntinetin kehittäneestä yrityksestä.

Koska alan johtavat työajanseurantaohjelmistot joko maksoivat maltaita tai olivat työläitä käyttää, olimme kirjanneet työtunteja excel-taulukoihin. Sitten alkoi kypsyä ajatus ohjelmistosta, jonka avulla voisimme kerran kuussa tallentaa muutamalla klikkauksella palkanlaskennassa ja laskutuksessa tarvittavat erittelyt.

Asiantuntemusta yritykseltä ei puuttunut: se on erikoistunut liiketoimintaa tehostavien atk-sovellusten ja -ratkaisujen toteuttamiseen. Tuntinetin ensimmäinen versio valmistuikin jo kevään 2008 lopussa. Pari yhteistyökumppania aloitti pilottikäytön saman tien, ja suurelle yleisölle Tuntinetti julkaistiin seuraavan vuoden tammikuussa.

Työakan kirjausnäkymä

Työajan kirjausnäkymä

Käytännöllisyys ennen kaikkea

Tuntinetti.fi on selainkäyttöinen työajanseurannan ja -hallinnan järjestelmä, joka mukautuu kaikenkokoisten yritysten ja yhteisöjen tarpeisiin. Monipuolinen ja asiakaslähtöinen palvelukokonaisuus säästää aikaa, rahaa ja hermoja antamalla organisaatioille toimivat välineet työajan ja vuokrausten seurantaan, työvuorosuunnitteluun, palkanlaskentaan ja laskutukseen.

Koska Tuntinetti on Internet-palvelu, asiakasyrityksen työasemille tai palvelimille ei tarvitse asentaa mitään ohjelmia, vaan palvelun käytön voi aloittaa vaikka heti, ajasta ja paikasta riippumatta. Käyttäjäyritysten ei tarvitse rakentaa ja ylläpitää omaa järjestelmää, vaan ne saavat Tuntinetin palvelut Internetin kautta. Tuntinetti on vuokrattava sovellus, joten asiakkaat maksavat ainoastaan ohjelmiston käytöstä.

Tuotekehityksessä on huomioitu eri toimialojen erityistarpeet, mitä havainnollistavat hyvin Tuntinetin verkkosivuille kootut esimerkit.

Myös palvelun käytön opettelu on erittäin nopeaa: jos työntekijä osaa käyttää yleisempiä toimisto-ohjelmia ja Internet-selaimia, raportointiin tarvittavien kirjausten tekeminen ei vaadi perehdytystä. Ei varsinkaan, kun Tuntinetin sivuilta löytyvät havainnolliset, vaihe vaiheelta etenevät kuvitetut käyttöohjeet ja -esimerkit.

Tuntien kirjaaminen onnistui alle minuutissa ilman ohjeiden lukemista, totesi eTietohanke Oy:n toimitusjohtaja Mika Blomqvist tyytyväisenä Tuntinetin käyttöönoton jälkeen.

Työajan kirjaminen Tuntinetillä on helppoa ja nopeaa

Työajan kirjaminen Tuntinetillä on helppoa ja nopeaa

Palvelua kehitettäessä on ajateltu myös tiedonkeruun sujuvuutta organisaation sisällä: käyttäjäystävällisyys ja automaattiset sähköpostimuistutukset käyttäjille varmistavat, että työajan kirjaukset pysyvät ajan tasalla.

Jos työntekijällä on WAP-kännykkä, tietojen tallentaminen tai päiväohjelman tarkistaminen onnistuu myös tien päältä. Ominaisuudesta on iloa erityisesti liikkuville työntekijöille.

Monta kärpästä yhdellä iskulla

Tuntinetistä on moneksi. Sen avulla voi kirjata työtunnit, seurata työajan karttumista, suunnitella työvuorot ja hallinnoida organisaation lomia. Laajaan palvelupalettiin kuuluu myös ylitöiden, työajan liukumien, lyhennysvapaiden sekä arkipyhä- ja sairauslomakorvauksien laskenta työntekijäkohtaisten ehtojen mukaisesti.

Tuntinetti sisältää tarvittavat toiminnot työnantajan lakisääteisen kirjausvelvoitteen täyttämiseksi ja vahvistaa siten työnantajan oikeusturvaa.

Jos työnantaja laiminlyö työaikakirjanpitoa, tuomioistuin yleensä luottaa niihin selvityksiin ja muistiinpanoihin, jotka työntekijä esittää esimerkiksi ylityökorvausta koskevan suorituskanteensa perusteeksi, Makundi huomauttaa.

Palkanlaskennan työaikaraportit

Palkanlaskennan työaikaraportit

Työajan lisäksi Tuntinetillä voi seurata vuokrattavien tilojen ja laitteiden käyttöä. Palkanlaskentaa ja laskutusta varten asiakas voi tulostaa tuntikirjaukset ja laskutustiedot henkilö-, yritys- tai projektikohtaisesti. Myös yhdistelmäraportit ovat mahdollisia. Taloushallinnossa on yksi mutka vähemmän, kun kaikki palveluun tehdyt työkirjaukset ovat hyödynnettävissä myös laskutuksessa ja palkanlaskennassa.

Laskutusraportti

Laskutusraportti

Joustava ja turvallinen

Kirjanpito-, laskutus- tai palkanlaskentaohjelmia voidaan tarvittaessa liittää Tuntinettiin, jolloin taloushallinnon työkalupakki pätevöityy entisestään. Myös integrointi kulunvalvontajärjestelmään onnistuu. Jos vakiorajapinnat eivät sovi yhteen olemassa olevien ohjelmistojen kanssa, Tuntinetti etsii asiakkaalle sopivan ratkaisun ja toimittaa räätälöidyn integraation vielä ainakin toistaiseksi maksutta.

Laskutusraportit siirtyvät Tuntinetistä helposti sähköiseen laskutukseen

Laskutusraportit siirtyvät Tuntinetistä helposti sähköiseen laskutukseen

Selainkäyttöisyys vähentää sekin osaltaan kitkaa toimistorutiinien rattaissa: kun käyttäjät pääsevät palveluun mistä ja milloin tahansa, merkinnät tulee tehtyä saman tien ja aikaa säästyy kalenterin selailua olennaisempaan.

Tehokkuuden nimissä ei ole tingitty tippaakaan turvallisuudesta: palvelua käytetään suojatun Internet-yhteyden yli, ja palveluntuottaja tallentaa asiakkaan syöttämät tiedot varmennettuun tietokantaan säännöllisesti. Tietoturvallisuutta lisää myös mahdollisuus luoda eriasteisia käyttöoikeuksia.

Perusteelliset perustoiminnot

Tuntinetin perustoiminnot ovat maksuttomia. Niillä isompi yritys tai yhteisö pääsee hyvään alkuun ja pienempi pärjää mainiosti jatkossakin. Seuraavassa käydään läpi perustoimintojen ominaisuuksia ja käyttöä:

1. Logon liittäminen palveluun

Tuntinetti on ulkoasua myöten yksilöllinen palvelu. Yrityksen tai yhteisön visuaalinen ilme liitetään palveluun tuomalla yrityksen logo näkyviin näytön ylälaitaan. Tämä tapahtuu muutamalla hiiren klikkauksella. Toiminnosta on etua erityisesti silloin, kun palvelun tuottamia raportteja tulostetaan asiakkaille. Logollinen raportti on tällöin osa yrityksen markkinointiviestintää, jossa pienetkin asiat ovat kokonaisuuden kannalta merkityksellisiä.

2. Työajan kirjaaminen kustannuspaikoittain

Varsin käytännöllinen toiminto on myös mahdollisuus kirjata työajat projekteittain/kustannuspaikoittain. Kun työntekijä voi eritellä kuhunkin tehtävään käytetyn ajan projekti- ja päiväkohtaisesti, tietoja ei tarvitse etsiä tai muistella laskutusvaiheessa. Järjestelmä myös huolehtii, että erittelyt täsmäävät ilmoitetun kokonaistyöajan kanssa.

Työajan käyttöä on mahdollista eritellä myös asiakkaittain ja tehtäväryhmittäin. Näiden ominaisuuksien avulla yrityksen on mahdollista tehostaa laskutusta sekä työajan ja projektien suunnittelua. Läpinäkyvä, huolellinen laskutus on luottamuksellisen asiakassuhteen perusta, jota Tuntinetti voi näin omalta osaltaan vahvistaa.

3. Sairauspoissaolojen, lomasuunnitelmien ja liukumavapaiden kirjaaminen
Sairauslomapäivä, tavallinen päivä ja liukumavapaa kirjataan palveluun yksinkertaisesti valitsemalla työpäivän luokitus vetovalikosta oikean päivämäärän kohdalta.

Lomasuunnitelmat kirjataan kätevässä kalenterissa, jossa voi määrittää jakson alun ja lopun valitsematta erikseen päiviä niiden välillä. Tässä Tuntinetti eroaa edukseen niistä kilpailevista työajanseurantajärjestelmistä, joissa pidemmät ajanjaksot, kuten lomat, täytyy syöttää päivä kerrallaan.

Valinnan jälkeen järjestelmä ilmoittaa onnistuneesta tallennuksesta ja siirtää annetut tiedot suoraan lomasuunnitelma-osion kalenteriin ja yhteenvetoon. Tallennetuista lomasuunnitelmista lähtee automaattisesti sähköpostiviesti työntekijän esimiehelle. Jos lomasuunnitelmat muuttuvat, kirjauksen poistaminen ja uuden tekeminen onnistuvat muutamalla klikkauksella.

4. Palkattomat projektit

Tuntinetti ei jätä katveita työajan seurantaan. Asiakkaan ei tarvitse luoda itse palvelua täydentäviä excel-taulukoita tai muita tee-se-itse-sovelluksia, vaan kaikki työajanseurannassa tarvittava löytyy yhdeltä sivustolta.

Tästä hyvänä esimerkkinä on työaikaan lukeutumattomat projektit, joilla käyttäjäyritys voi pitää kirjaa esimerkiksi lounastauoista ja varallaoloajoista.

5. Käyttäjätuki, versiopäivitykset ja mahdolliset bugikorjaukset

Tuntinetti antaa maksutonta käyttäjätukea sähköpostitse. Varsinaista teknistä tukea asiakas ei kuitenkaan tarvitse, sillä Tuntinetti huolehtii ilmaiseksi niin versiopäivityksistä kuin mahdollisien bugien eli ohjelmointivirheiden korjaamisesta. Palautteeseen vastataan nopeasti ja myös ohjelman toiminnallisuuksia lisätään asiakkaan toiveiden mukaisesti ripeässä aikataulussa.

Maksullisilla toiminnoilla lisää tehokkuutta

Maksullisilla lisäominaisuuksilla palvelua voidaan laajentaa organisaation yksilöllisiin tarpeisiin. Tuntinetti on siten aina asiakkaan näköinen. Tällä hetkellä lisämaksusta ovat tarjolla nämä toiminnot:

1. Työehtosopimukset, ylityöt ja tuntitaksat

Myös Tuntinetin työehtosopimuksiin, ylitöihin ja työvuorosuunnitteluun liittyvät ominaisuudet tähtäävät toiminnan järkeistämiseen ja ajankäytön tehostamiseen.

Kun palveluun on kytketty ”Työehtosopimusten tulkinta” -toiminnallisuus ja työehtosopimus on määritelty työntekijän tietoihin, Tuntinetti huomioi sen ehdot, mm. sairauslomien palkallisuuden ja työaikaliukumat.

Ylitöiden kirjaus on Tuntinetissä yksinkertaistettu niin pitkälle kuin se suinkin on mahdollista: riittää, kun kokonaistyöaika kirjataan yhteen kertaan, sillä kun työntekijälle annetaan ylityömääräys, Tuntinetti erittelee yliyöt ja palkanlaskennassa tarvittavat ylityökertoimet automaattisesti.

Sama turhan työn välttämisen logiikka pätee projektikohtaisiin ylityömääräyksiin: kun kokonaistyöaika on kerran kirjattu, Tuntinetti muistaa sen myös ohjelmiston muita osia käytettäessä.

Tuntiveloitusten yhteydessä voidaan lisäksi määrittää, eritelläänkö ylityöt ja jos, millä laskentaperusteella. Näin raportit voidaan tulostaa sekä palkanlaskennan että laskutusten sopimusten mukaan ilman, että työntekijän tarvitsee kirjata tunnit kahdella eri tavalla. Muut työajanseurantajärjestelmät eivät tätä mahdollisuutta tarjoa. Ominaisuudesta on hyötyä silloin, kun työsopimuksen ehdot poikkeavat projektin laskutussopimuksesta, siis siitä, mitä asiakkaan kanssa on sovittu ylitöiden erittelyistä laskuissa. Tuntitaksat voidaan eritellä esimerkiksi vuorokaudenajan tai viikonpäivän mukaan.

2. Työvuorosuunnittelu

”Automaattinen työvuorosuunnittelu” -toiminto tekee nimensä mukaisesti työvuorosuunnitelman, joka on aina monien muuttujien palapeli ja siksi käsin työläs koota. Sitä laatiessa on otettava huomioon esimerkiksi työvoiman tarve, tiimien toimivuus, vapaapäivät, lomat ja työntekijöiden toiveet. Tuntinetiltä tämä ja vuorojen muuttaminen myöhemmin käyvät käden käänteessä.

Työvuoro-ominaisuus sovitetaan aina asiakkaiden tarpeisiin. Vaikka kyse on maksullisesta lisätoiminnosta, muokkaustyö on asiakkaalle ilmaista.

3. Käyttövaltuustoiminnot

Koska Tuntinetin käytännöllisyys ja tehokkuus perustuvat hajautettuun sisällöntuotantoon asiakasyrityksessä, mahdollisuus jakaa eriasteisia käyttöoikeuksia on tärkeä ominaisuus. Asiakas voi määrittää yhden tai useamman pääkäyttäjän, joilla on muita laajemmat oikeudet muokata järjestelmään tallennettuja tietoja.

Ohjelmisto mahdollistaa myös toimivallan jakamisen yksiköihin: yritys voi esimerkiksi määrittää, että tietyn yksikön esimiehet hallinnoivat alaistensa raportteja ja projekteja.

4. Raportoinnin lisätoiminnot

”Laskutusraportit” -toiminto antaa mahdollisuuden kerätä ja koostaa tuntinetistä kustannuspaikka- tai asiakaskohtaisia raportteja haluamillaan hakukriteereillä.

Tarvittaessa Tuntinetti keskustelee myös taulukkolaskentaohjelmien kanssa. Taulukkolaskentaohjelmalla raportteja on helppo jalostaa: pylväsdiagrammien ja tilastojen tuottamiseen voi käyttää omaa tuttua taulukkolaskentaohjelmaa.

”Tuntien hyväksymistoiminto” -toiminto tehostaa peruspakettiin kuuluvia työajanseurannan välineitä. Sen avulla kirjattujen työtuntien hyväksyminen onnistuu vaikkapa palkanlaskennan yhteydessä. Työtuntien hyväksymisestä ei tarvitse silloin tehdä erillistä numeroa.

Hankkimalla tämän ominaisuuden asiakas myös ottaa haltuun yhden niistä riskeistä, joka aina liittyy hajautettuun raportointiin: hyväksytyt tunnit voidaan jäädyttää niin, ettei niitä pääse muuttamaan vahingossa. Mutta jos tunteja tarvitsee myöhemmin korjata, sen pystyy tekemään milloin vaan työntekijä, jolla on laajemmat käyttöoikeudet, esimerkiksi esimies.

5. Muut lisäominaisuudet

Sellaista organisaatiota ei varmasti olekaan, jossa kaikki pysyisivät aina ja kaikessa aikataulussa. Tuntinetti hoitaa aikaa vievän ja välillä kiusallisenkin muistuttamisen vastuuhenkilöiden puolesta. Aloitettuani Tuntinetin koekäytön sähköpostiini ilmestyi viikoittain ja kuun lopuksi tekemättömistä kirjauksista ystävällinen muistutus, johon oli liitetty linkki palveluun. Kynnys rutiinien hoitamiseen on laskettu pienimpiäkin yksityiskohtia myöten mahdollisimman matalaksi.

Jos tuntien kirjaaminen nyt kuitenkin sattuisi unohtumaan joltakulta esimerkiksi lomalle jäädessä, esimies voi korjata tunnit käyttämällä siihen tarkoitukseen kehitettyä lisätoimintoa.

Peruspakettiin kuuluvaa ”Lomasuunnitelmien kirjaaminen” -toimintoa voi laajentaa niin, että työntekijöiden kirjaamista lomapäivistä muodostuu koko työyhteisön yhteinen lomakalenteri.

Jos projektien oheen halutaan koota muutakin tietoa kuin työtuntierittelyjä, avuksi tulee Tuntinetin muistiotoiminto. Se ja edellä kuvattu raportoinnin lisätoiminto tukevat toisiaan: työtunnit ja muistiot voidaan hyväksyä eri aikaan, mikä lisää kummankin ominaisuuden käytettävyyttä.

Työajanseurantaan läheisesti liittyvä matkalaskujen käsittely on sekin mahdollista hoitaa Tuntinetissä. Tämä lisäpalvelu luodaan aina maksutta jokaisen asiakkaan yksilöllisiin tarpeisiin.

Näiden ominaisuuksien lisäksi asiakas voi hyödyntää Tuntinettiä myös raporttien arkistoimiseen. Voimassaolevat tiedot ovat toki aina tallessa, ja ilman lisämaksuakin Tuntinetti säilyttää kaikkien asiakkaiden päiväkohtaiset tilannetiedot 12 kk, mutta jos yrityksellä tai yhteisöllä on syystä tai toisesta tarvetta tätä vanhemmille tallennuksille, voi tämän lisäpalvelun tilata asiakaspalvelusta.

Tarkan euron palvelu

Tuntinetti hinnoittelee palvelunsa harvinaisen yksinkertaisesti ja läpinäkyvästi: kaikki lisätoiminnot maksavat yhden euron käyttäjää kohden per kuukausi lukuun ottamatta 30 päivän tutustumisaikaa, jona kaikki palvelut ovat ilmaisia.

Maksullisia toimintoja ei ole niputettu, vaan ne ovat ikään kuin erillisiä palikoita, joista asiakas voi rakentaa yksilöllisen, perustoimintoja parhaiten tukevan palvelupaketin. Koska jokaisella lisätoiminnolla on kiinteä erillishintansa, kuukausikustannusten laskeminen ja kokonaisuuden hahmottaminen on helppoa.

Tuntinetin peruspaketin ja lisäominaisuuksien tilaaminen tapahtuu helposti ja nopeasti kirjautumalla asiakastilille. Palvelun käyttö maksetaan ostamalla poletteja ennakkoon samasta osoitteesta.

Tuntinetin asiakas ei maksa turhasta. Koekäyttö on aina ilmaista, ja testiajan jälkeenkin peruspaketti pysyy maksuttomana. Asiakas ei osta ohjelmalisenssiä vaan vuokraa sovelluksen, ts. maksaa vain ohjelmiston käytöstä. Palvelun kustannukset jaetaan kaikkien asiakkaiden kesken, ja käyttäjäyrityksellä jää enemmän resursseja itse liiketoimintaan. Lisäominaisuuksista ei laskuteta, jos niitä ei ole tarvittu, eli Tuntinetti vähentää poletteja aina toteutuneen käytön mukaan. Mikäli asiakas päättää myöhemmin lopettaa palvelun käytön, veloitetaan palvelumaksujen palauttamisesta pieni toimitusmaksu, joka on 25 €/kerta + 15 % palautuksen kohteena olevasta summasta. Myös polettitilaukseen lisätään 10 euron käsittelykulu.

Kehitysnäkymiä

Sopimus Tuntinetin kanssa on voimassa toistaiseksi, joten asiakkaalla on jatkossakin vapaat kädet tehdä työajanseurantaa parhaiten palvelevia ratkaisuja. Tuntinettiä tehokkaampaa työvälinettä saa tosin hakea. Palvelu on ”tosi toimiva, ei liian paljon eikä liian vähän”, kuten yksi asiakkaista tiivisti tyytyväisyytensä.

Ja vielä parempaakin on lupa odottaa:

­– Palvelua kehitetään edelleen asiakaspalautteen pohjalta. Parhaillaan suunnitteilla on palkanlaskenta. Hyvät ideat ja toiveet ovat aina tervetulleita, Makundi kertoo.

Lisätietoa

http://www.tuntinetti.fi

asiakaspalvelu@tuntinetti.fi

Puh. +358-40-742 9034

Yhteydenottopyyntö: Tekstaa ”TUNTINETTI” numeroon +358407429034

Liitteet

Lataa Tuntinetin esite

Seuraa

Get every new post delivered to your Inbox.